I moderni sistemi di controllo degli accessi e rilevamento presenze permettono di gestire in modo semplice e dinamico anche molti varchi contemporaneamente. Alla persona l'accesso viene consentito o negato in base al tipo di programmazione effettuata sul sistema.
La programmazione può consentire di dividere il sistema per aree e/o per fasce orarie.
Il riconoscimento della persona avviene tramite la digitazione di codici numerici oppure tramite la lettura di tessere magnetiche, che possono essere a strisciamento o di prossimità. Sempre maggiori consensi incontrano i sistemi che utilizzano come metodo di riconoscimento alcune caratteristiche della persona (impronta digitale di uno o più dita della mano, conformazione dell'iride dell'occhio) per consentire o negare l'accesso.
I sistemi di controllo degli accessi possono essere collegati con programmi di gestione delle presenze/assenze. Tutti gli eventi vengono registrati su personal computer permettendo, anche a distanza di tempo, di risalire a chi era presente nell'area in un determinato momento.
I sistemi di controllo degli accessi vengono spesso utilizzati in sostituzione del cartellino ai fini della determinazione delle retribuzioni (paghe e contributi).